Per tutti i professionisti e imprenditori, la delega può essere un problema molto difficile da affrontare, e parlo per esperienza personale.

Siamo comunemente portati al fare, a stare dentro la ruota del criceto come la definisco io, e avere di conseguenza poco tempo e spazio per vedere le cose da una prospettiva più ampia. La stessa società sembra mandi un messaggio chiaro: più la nostra agenda è piena, più siamo produttivi e al passo.

Tuttavia, la delega rappresenta un aspetto fondamentale per la crescita di un’azienda, un processo di sviluppo. E quando non affrontato, può causare dei veri e propri problemi allo sviluppo della stessa azienda.

D’altronde.. è impensabile fare tutto da soli, sia per competenze che per tempo!

Partiamo dall’inizio: cos’è la delega?

La delega è uno strumento molto importante nei processi di sviluppo aziendale. La definirei uno dei processi più importanti per assicurare alla propria azienda autonomia e sviluppo.

Si tratta di un meccanismo che consente alle persone di collaborare tra loro, in modo da portare a termine progetti più complessi in modo efficiente e veloce.

La delega può essere usata per gestire le risorse e le attività di squadra, piuttosto che assegnare con più focus attività alle persone più adatte. Permette inoltre il coordinamento degli impegni e migliora la qualità della produttività.

La delega fa parte della cultura managerialista ed è stata sempre associata all’idea che sia un meccanismo davvero utile per facilitare lo sviluppo delle grosse strutture.

In realtà, dal mio punto di vista la delega è molto di più. Innanzitutto è utilizzabile in ogni contesto aziendale, anche il più piccolo. Può essere inoltre usata per altri scopi molto diversi: ad esempio, permettere l’esecuzione rapidissima di determinati compiti e può far focalizzare ciascuno di noi, imprenditori o professionisti, su attività più strategiche.

Differenti tipologie di delega

Quando si parla di delega, non tutte le situazioni si presentano allo stesso modo. Come spesso mi sentite dire, la cosa più importante è chiarire l’obiettivo da raggiungere. E questo vale nei più diversi ambiti di business.

Anche riguardo al processo di delega, una volta chiarito cosa ottenere è possibile avviare il corretto percorso da intraprendere. Ci sono infatti fondamentalmente due tipi di delega, molto differenti tra loro.

La delega di attività consiste nel delegare un compito specifico, un’attività. In questo caso, chi delega rimane responsabile del risultato finale. La delega di attività, infatti, è molto utile quando si vuole assegnare un compito a qualcuno che ha le competenze e le conoscenze necessarie per una specifica porzione del progetto.

D’altra parte, la delega di responsabilità consiste nel delegare un intero processo ad un’altra persona, dando non solo l’obiettivo finale, ma anche la libertà di decidere come raggiungere il risultato desiderato, pur mantenendo le linee guida ed i tempi indicati.

La delega di risultato è molto utile quando si vuole affidare un alto livello di responsabilità e fiducia a un’altra persona, incentivandola a raggiungere il risultato nel modo che ritiene più appropriato.

All’interno dell’organizzazione aziendale, ritengo la delega di attività corretta quando si vuole mantenere un certo controllo sul compito assegnato, spesso quando le risorse del team da coordinare sono più junior, piuttosto che si sta testando un nuovo collaboratore esterno e quindi decidiamo di procedere per step. La delega di responsabilità invece, la ritengo perfetta quando si vuole dare maggiori responsabilità e libertà decisionale ai membri del team, spesso un manager o responsabile che ha una competenza maggiore e a più ampio spettro.

I grandi vantaggi della delega

Come accennavo poco fa, la delega è un processo fondamentale sia per professionisti che per imprenditori che desiderano far crescere la propria azienda e aumentare la produttività all’interno della propria organizzazione.

Delegare significa trasferire parte delle attività da svolgere ad altre persone. Che siano dipendenti o collaboratori poco importa: l’obiettivo è fare in modo di ottimizzare il proprio tempo a beneficio dell’azienda. Concentrandosi sulle attività che richiedono attenzione strategica diretta e allo stesso tempo garantendo che le altre attività vengano svolte in modo più efficiente possibile.

I 5 principali vantaggi della delega

Nel corso del tempo, ho individuato 5 vantaggi nel delegare, validi sia per un professionista o un imprenditore:

• Ottimizzare il proprio tempo a disposizione, senza perdere lucidità. Delegare infatti, consente di concentrarsi sulle attività più importanti e strategiche per l’azienda, senza perdere tempo prezioso in attività operative o poco produttive dal punto di vista strategico per la crescita aziendale;
• Velocizzare i processi. La delega permette di portare a termine progetti in modo più veloce ed efficace, grazie al supporto di altre persone. Il tutto velocizzando le attività che altrimenti sarebbero molto più dilatate dal punto di vista temporale;
• Avvalersi di chi ha più esperienza in ambiti specifici, e di conseguenza alzare l’asticella del risultato finale, portando ad una maggiore efficienza e maggior valore in azienda;
• Valorizzare i membri del proprio team e permette loro di crescere insieme all’azienda. Quando si delegano le attività infatti, si offre l’opportunità ai dipendenti di assumere maggiori responsabilità e di acquisire nuove competenze. Questo può essere un ottimo modo per far crescere i membri del team e per creare un ambiente di lavoro più collaborativo e motivante;
• Ridurre lo stress e il rischio burnout, poiché consente di distribuire il lavoro in modo più equilibrato e di evitare il sovraccarico di lavoro.

Perché non deleghiamo? Tre bias cognitivi che bloccano la delega

Probabilmente avete già sentito parlare di bias cognitivi e ne conoscete qualcuno.

I bias cognitivi, sono errori sistematici di pensiero che possono portare ad un’interpretazione distorta della realtà e ad una presa di decisioni non razionali.

Questi bias, sono il risultato di processi cognitivi automatici e inconsapevoli, che possono essere influenzati da fattori come l’esperienza passata, le emozioni, le credenze e gli stereotipi culturali.

Ci sono molti bias cognitivi che possono influire negativamente nel processo di delega. Ecco i tre principali:

1. Bias dell’autoreferenzialità: questo bias si verifica quando una persona tende a pensare che solo lui o lei possa svolgere un compito in modo adeguato. In altre parole, l’individuo pensa che le sue abilità o conoscenze siano superiori a quelle degli altri membri del team, e quindi si rifiuta di delegare il lavoro per paura che venga fatto in modo inefficace o inadeguato (il più frequente, e quello che in passato ha spesso bloccato anche me);
2. Bias del controllo: questo bias si verifica quando una persona tende a cercare di controllare tutto all’interno dell’organizzazione, in modo che non ci siano errori o sorprese. In questo caso, l’individuo può rifiutarsi di delegare il lavoro per paura di perdere il controllo dell’organizzazione o di non essere a conoscenza di tutte le attività che si svolgono all’interno dell’azienda;
3. Bias della negatività: questo bias si verifica quando una persona tende a concentrarsi solo sugli aspetti negativi o sui possibili rischi di una determinata situazione. In questo caso, l’individuo potrebbe rifiutarsi di delegare il lavoro per paura che le attività possano essere svolte in modo inefficace o che i membri del team possano commettere errori, senza considerare i possibili benefici della delega.

Come superare il problema di delega

In realtà non ci sono dei veri e propri “antidoti” o ricette magiche per superare il blocco della delega, inoltre, non mi sento un’esperta in materia tanto da consigliare una strada piuttosto che un’altra. Posso però, spiegarvi come l’ho superata io, in modo da farvi avere un punto di vista alternativo.

Oggi chi mi conosce probabilmente non lo direbbe, ma in passato ho avuto dei grossi problemi di delega. Fortunatamente, l’ho superato, anche se solamente dopo il burnout.

Il processo è stato parecchio lungo, e non lo nego, faticoso, perché quando si lavora sulle proprie convinzioni, scardinarle è la parte più dura in assoluto! Oggi, a distanza di 4 anni, un passo alla volta, posso affermare di aver raggiunto un ottimo livello.

Come ho superato l’avversione alla delega

Per prima cosa, ho analizzato tutti gli obiettivi professionali e quelli personali. Assieme, perché gli uni non si possono scindere dagli altri. Ho scavato nei miei valori e chiarito, spesso con domande molto scomode, che tempo, crescita e libertà sono i miei tre valori fondamentali su cui voglio basare la mia professionalità. 

Come secondo step, ho iniziato a piccoli passi, dalla delega di attività. 

Ho frequentato svariati corsi di formazione che mi potessero aiutare, e lavorato su me stessa per rimappare alcune errate convinzioni e per capire come poter delegare nel modo più efficace possibile. Con il tempo, e solo con il tempo, sono riuscita ad evolvere con i collaboratori giusti, ad una delega di più alto livello, ovvero quella di responsabilità. In tutto ciò, manca un aspetto: l’errore. Sappiate che è inevitabile. Per quanto ci si sforzi, non è possibile evitare errori, nè propri nel meccanismo efficace di delega, nè nell’errore commesso da parte dei propri collaboratori. Certo è che, commettere errori è un passaggio fondamentale per apprendere e per evolvere. Più tardi si inizia, più tardi si potrà godere degli enormi vantaggi che ne derivano!